グループウェアが欲しいんだけど

これ、便利だから使おうよってみんなに呼びかけても、誰も使わない。
なんで使わへんの？と聞くと、「ちょっと使ってみたけど、よくわからなかった」という答えが返ってくる。
普通の人にコンピュータ上で使うツールを紹介するとよく返ってくる答えです。

NGOでいろいろやる仕事があるので、グループウェアというかタスク管理システムが欲しいなと思ってます。
今はメールで情報共有をやろうとしています。
事務局メンバーは、同じ場所にいるので適当に役割分担して作業をしています。
問題は、遠くにいてネット上でコラボしようとしている人です。
連絡がうまく行き渡らず、何をしていいのか分からない状態があります。
かといって、事務局が質問に応じて細かく指示を出す時間があるかというと、その時間が惜しい。

こういうときに便利なのが、今必要なタスクをリストアップして、一目瞭然にしておくツール。
どこにいる人でも、今やらなければいけない仕事が分かって、時間が空いたときにこなすことができます。
このためのツールとしては、グループウェアとタスク管理ツールの二種類があります。

グループウェアは、サイボウズが有名ですが、あいにくこれは有料ソフト。
懐の寂しすぎるNGOには使えません。
フリーなものを探すと、意外といろいろあるのですが、日本語に対応しているものといえば、あまり多くありません。
今回試したのは、PHPGroupwareとSimple Groupwareです。
いずれも悪くないのですが、少しオーバースペックな感じがあります。

一方、タスク管理といえば、グループウェアの一機能として提供されているものが従来は一般的でした。
最近は、CheckPadというキラーアプリが出ていて、個人用としてはこれがベストな選択でしょう。
ただ、NGOでの仕事管理のばあいは、複数人で管理できる必要があります。
これもフリーなものをピックアップすると、BaseCampがお手軽かな、と思っていたのですが、一部でBaseCampキラーといわれるActiveCollabにも目移り。

いろいろと模索しましたがどうも決められません。
結局、僕がやりたいことというのを明確にしておかないと、選択肢が広すぎるようです。
僕が今求めているのは、タスク管理システムです。
スケジュール管理とか施設管理は特に不要。
具体的には、以下のような要件。

• タスクをプロジェクトごとにまとめて管理できる
  
• プロジェクトの参加者を限定できる
• プロジェクトにはタスクリストを作れる
• 各タスクについて意見交換ができる
• 完了していないタスクの一覧を表示できる

複数人のチームで仕事をするので、各作業（タスク）をどうこなすか簡単にコメントをしあうことができる必要があります。
これがないと、不十分に定義されたタスク（実は複数のタスクからなるとか、「完了」の定義付けがあいまいとか）が宙に浮いてしまいます。

で、必要なのは結局これだけなんですよね。
多機能なものもあるんだけど、普段使わない機能がたくさんあると他の参加者がとまどってしまうので、いっそない方がいい（か、オフにできればいい）。
何度もチームのメンバーに「これを使ってみてくれ」って頼んだんだけど、結局だめだったんですよね。
これはひとえに、できることがたくさんありすぎて、学習コストが高くなりすぎるためなんでしょう。
「この機能しか使わないから、他は無視してくれ」っていっても聞いてくれないしね。

これらの条件を満たす必要充分なツールを探すと、さすがにオープンソースの世界。
ちゃんとありました。
WebCollabがそれです。
というわけで、しばらくWebCollabを使ってみます。